9. 5. 2021

Jak řídit svůj čas

Asi každý jsme se setkali se stresem nad nesplněnými úkoly a přáli jsme si, aby měl den 48 hodin. Problémem je, že si neumíme zorganizovat práci tak, abychom ji stíhali. Často se pak díky tomu ošidíme i o náš volný čas, který je nejdůležitější. K odpovědi, jak nad časem vyzrát, nám pomůže správný time management.

Time management. Co to vlastně je?

Time management je jeden z klíčových dovedností soft-skills. Je to široká škála organizace času, jeho plánování, vyhodnocování, stanovení cílů, ale také delegování a přidělování. Výsledkem správného time managementu není jen dokončený úkol, nebo splněný cíl. Správný time management vám také zajistí větší produktivitu a celkovou výkonnost. Je ale potřeba ho dobře vést, nedávat si nesplnitelné cíle a zároveň umět odpočívat.

Návyky, díky kterým budete mít více času

Naplánujte si svůj den. Dejte si večer na další den úkoly, kterým dáte časový termín a prioritu. Priority můžeme dělit například na 3 stupně, jako nejvyšší důležitost, střední důležitost a úlohy, které počkají. Klasickým způsobem plánování dne je třeba jednoduchý To-Do list. Díky němu si i zpětně zkontrolujete, jak se vám plnění úkolů daří a jak daleko jste od vytyčeného cíle.

Nemusíte si nutně vypínat mobil. Prostě vypněte notifikace, nebo ho dejte z vašeho dosahu. Mezi podobné časožrouty, které je třeba eliminovat, patří kromě scrollování na sociálních sítích také telefonáty od přátel či příbuzných, nebo televize a další mediální technologie.

Tipy na organizaci a plánování

Stanovte si cíle a stanovte si je na určitý datum, týden, nebo měsíc. Větší cíle si pak rozdrobte na menší krůčky, kterými cíle dosáhnete. Vyhnete se tak potenciálnímu stresu a splnění cíle se vám tak bude zdát realizovatelnější.

Uspořádejte si pracovní prostředí. Kolikrát bychom se divili, co vše může ovlivnit naši produktivitu práce. Mezi faktory patří například klidové prostředí, pořádek či nepořádek, velkou roli hraje i osvětlení, ale naši výkonnost ovlivňují také dokonce i barvy nebo počet květin v místnosti.

Plánování „toho ostatního”, i to se vám bude hodit. Přestávky, veškeré aktivity vašeho volného času a také spánek. I to jsou úkoly, na které nemůžeme zapomenout. Pozor na tzv. „černou díru času”. Ta vzniká při špatném odhadu času na různé úkoly, nebo tvořením zbytečných přestávek mezi úkoly, které jednoduše zaplníte zbytečnou činností při čekání na další úkol. Místo toho si zkuste naplánovat úkoly v návaznosti za sebou a přestávky si dělejte v případě, kdy se cítíte unavení, nebo s pocitem, že už vám to nemyslí.

Nepřeceňujte se a zůstaňte na trati. Dávat si splnitelné cíle je důležitou podmínkou. Pár nesplněných úkolů vás může od plánování času odradit. Nevzdávejte se. I takový zvyk se dá naučit.

Appky, které používáme

Společně pak všichni využíváme Freelo, aplikaci k řízení projektů. Kromě evidence a správy projektů zde můžete i fakturovat nebo měřit čas daných úkolů.

Google nástroje, ty jsou moje nejoblíbenější. Zde můžete uchovat nekonečné množství informací, které se dají používat na všech zařízeních bez složitého stahování, a to bezplatně. Google Keep používám na drobné poznámky. To-Do pak používám na záznamy úkolů. Dnes už je nespočet To-do aplikací, ze kterých si určitě každý vybere.

Toggle doporučuje naše projekťačka Mája, která má na starosti plánování. Toggl vám kromě samotného plánování také změří čas u jednotlivých úkolů, takže navíc můžete měřit svoji efektivitu.

Mistr kódu Michal využívá Microsoft To-Do & Exchange pro plánování a organizaci úkolů. Michal však z nás všech nejvíce nenechá dopustit na papírovou formu plánování ve formě kalendářů, diářů nebo prostých poznámkách na papíru, na který podle něj nemá ani klasický kalendář. A proč tomu tak vlastně je? To, co si vytvoříme vlastníma rukama má pro nás přidanou hodnotu v ♥, což snižuje riziko, že se k poznámce už nevrátíme.

Tipy na četbu o time managementu:

  • Moderní time management - Kevi Kruse
  • Snadná cesta z prokrastinace - Fior Neil
  • Jak lépe naložit s časem - Jan Urban