12. 4. 2020

Jak zvládnout home office a přitom se nezbláznit

Myslím, že asi každý, kdo pracuje v digitálu, pracuje občas z domova. Spousta lidí mimo obor si myslí, že je to spíš taková „dovolená“, než práce. Ráno vstanete v 10, vezmete si noťas do postele, a do dvanácti „pracujete“ procházením Facebooku a sledováním seriálu. Takhle si to aspoň představují ti, kteří moc často home office nemají. Pravda je ale taková, že tenhle režim je o dost náročnější, než chodit do kanclu. Není jednoduché udržet se u práce, když jste vlastně doma, a váš mozek se snaží vám naznačit, že daný úkol uděláte za hodinu, támhle to ještě chvíli počká, takže můžete dokoukat ten díl seriálu, nebo že deadline je až za týden, tak není kam spěchat.

Aktuálně mám navíc trošku bláznivější a náročnější období. Řeším najednou asi 5 projektů, u některých z nich jsou totálně šibeniční termíny. A ještě k tomu mám dobu, kdy pracuji výhradně z domu. Tak, jako teď asi většina z nás. Rozhodl jsem se proto napsat tenhle článek, kde se pokusím vypíchnout pár bodů, chcete-li — tipů, jak home office udržet na uzdě a vše zvládnout. Třeba to někoho inspiruje.

Vymezený čas.

Řešením rozhodně není pracovat 18 hodin denně. I kdyby měl den 48 hodin, nestihnu úplně vše, co bych chtěl. Zpravidla proto pracuju od osmi, někdy od půl osmé, a snažím se pracovat nejdéle do pěti. Tohle pravidlo porušuju jen opravdu v nutných případech, které by nějakým způsobem mohly ohrozit danou zakázku nebo moje podnikání. Podobný čas mám nastavený i když pracuju z kanceláře. Pracuju v blocích — den si rozdělím do určitých bloků, mezi které se snažím dávat aspoň 10–15 minut pauzu — osm hodin koukání do monitoru, bez jakéhokoliv pohybu, bez přestávky, totiž taky není úplně ono. V každém takovém mnou definovaném časovém bloku řeším jen jeden určitý úkol, který si zvolím. Takže když ráno v 8 začnu řešit například e-maily, soustředím se jenom na ně, a nic jiného mě v tu chvíli nezajímá — žádné odbočky k jiným úkolům nebo chvilkové uhnutí myšlenkami jinam a vracení se zpět. Navíc, člověk (aspoň tedy já) není schopný naplno makat celý den, postupně přepíná na nižší výkon a už to není ono. Já mám režim tzv. „hluboké práce“ dopoledne, kdy toho udělám fakt nejvíc, takže se snažím v tuhle dobu soustředit na nejtěžší úkol a udělat maximum práce.

Pracovní prostor.

Práce v pyžamu, nebo notebook v posteli? Ne! Mám doma nastavené jedno místo — a to je místo u pracovního stolu — kde řeším práci. Jinde ne. A naopak na tomhle místě nedělám nic jiného než právě práci. Mozek se tak „naučil“, že kdykoliv přijdu ke stolu, jdu pracovat. Nestává se mi tak, že strávím třeba 4 hodiny prokrastinací, nebo že dovolím sám sobě jít pracovat třeba na gauč (ale je to rozhodně pohodlnější, to musím uznat). Uděláte výjimku jednou, a budete chtít i podruhé. A pak znova a znova. Tomu se chci vyhnout. V začátcích to bylo těžké a práci z postele jsem taky zažil, a ne jednou. A u mě osobně to za moc nestálo, o efektivní a produktivní práci se vůbec mluvit nedalo. Tenhle “přísný režim”, který jsem si nastavil, mi vyhovuje víc. A hlavně to funguje. Zvyknout si není jednoduché, ale když do toho sami sebe donutíte, výsledky budou stát za to.

Plánování schůzek.

Schůzky, meetupy a videokonference se snažím plánovat na odpoledne. Jak jsem už zmínil, dopoledne jsem nejproduktivnější, a tady to platí taky. Když můžu (a za předpokladu, že může i klient), schůzku si dám raději na odpoledne, kdy s největší pravděpodobností už budu mít tu důležitou práci hotovou. A to se netýká jen home officu, ale u mě to tak funguje i za běžných okolností. Ať už je to schůzka u oběda, v kavárně, v kanceláři, nebo online schůzka formou konference, vždy se snažím vybrat takové místo a čas, aby to bylo příjemné pro obě strany. Když to některý den odpoledne nejde, buď si schůzku zkusím domluvit na jiný termín, a nebo — v nejkrajnějších případech — nezbývá, než si jí dát na ráno. V takovém případě si ale na daný den neplánuju žádnou důležitou práci, protože vím, že bych ji nejspíš neodvedl na 100%.

Nerušit, pracuju!

Když pracuju, mám striktně nastavený režim. Minimálně mám vypnuté notifikace na e-maily a sociální sítě a zapnutý režim Nerušit. Dovolá se mi jen rodina a pár “VIP” klientů, u kterých vím, že volají jen když je potřeba něco fakt důležitého (nebo se něco pokazilo). Při práci se snažím, aby mě nikdo nevyrušoval. Co není akutní, to prostě počká. Dřív si každý v mém okolí myslel, že když jsem doma, mám vlastně volno. Sedím za počítačem a jsem doma. Takhle se přece nepracuje. Pro některé lidi prostě není jednoduché pochopit, že jste doma, ale zároveň jste i v práci. Nějakou chvíli trvalo, než si na to moje rodina zvykla. Aktuálně to mám zařízené tak, že když pracuju, nikdo mě neruší. Když s prací skončím, rád si zajdu pokecat nebo si vypít společnou kávu. Snažím se dodržovat i polední pauzu a oběd si dopřeju víceméně každý den ve stejný čas. Aspoň se o to snažím.

Spánek.

8 hodin je základ. V dřívějších dobách jsem spal 5 hodin, a taky mi to stačilo. Teda, aspoň jsem si to myslel. Byl jsem unavený, mozek mi pořádně nemyslel, a projevovalo se to logicky i na kvalitě odváděné práce. Teď se snažím nejpozději kolem desáté chodit spát, a kolem sedmé vstávat. Občas ještě před spaním mrknu na Netflix na jeden díl seriálu, ale těch 8 hodin se snažím dodržovat. Člověk je ráno fresh a víc soustředěný, a ještě má čas si před začátkem práce udělat pořádnou snídani.

Produktivita.

Občas cítím, že můj den nebude úplně fajn, nebo že nejsem tak produktivní, jak bych zrovna potřeboval. Může to mít různé důvody. V takovém případě se snažím udělat míň práce, ale odvést ji dobře, než abych se nutil do dalších X hodin práce, o kterých vím, že je nedám naplno. S produktivitou práce úzce souvisí i termíny jako takové. Každý z nás má občas takovou tu chvilku, kdy se mu nic nechce, nebo kdy ho čeká náročný den. Z tohoto důvodu se snažím termíny u projektů nastavovat tak, abych měl vždy nějaký ten čas (ale rozhodně ne jen pár hodin) navíc. Dotahování věcí na poslední chvíli není v pořádku, a i když se možná někomu může zdát, že to zvládá, jednou vás to prostě semele a dostanete to sežrat. Navíc, když jste v časovém presu, pod tlakem, a vynervovaní z toho, že to nestihnete, té práce nakonec uděláte ještě míň. Z toho důvodu neberu projekty, kde to klient prostě chce mít za týden hotové, nebo kde vím, že to za klientem stanovený čas nestihnu. Dřív jsem byl rád, že mám plný kalendář a plno práce. Nevěděl jsem kam dřív. Teď to mám naopak.

Aplikace.

K práci používám spousta vychytávek a aplikací. Když nebudu počítat klasické aplikace jako jsou poznámky, tak mezi moje základní a oblíbené pomocníky patří určitě OmniFocus, který mi slouží jako to-do list a zároveň upomínkovač. Dost mi usnadňuje práci a pomáhá mi s organizací času. S tím souvisí samozřejmě kalendář, kde mám rozplánovaný vždy alespoň týden dopředu. Vždycky tak vím, co mě čeká a na co se potřebuju připravit. Společně jako tým potom používáme Freelo. Dlouho jsme hledali to pravé na projektový management, a Freelo se nakonec ukázalo jako nejlepší rozhodnutí. Zatím jej máme krátce, ale všichni jsme si na něj tak nějak zvykli a neměnili bychom. Hlídá nám termíny, úkoly, řeší za nás finance a rozpočty, a má spoustu dalších vychytávek. Ale o tom třeba někdy příště. Dál nedám dopustit třeba na appku Brain.fm. Když se potřebuju soustředit, pustím si do sluchátek právě “hudbu” z Brain.fm, která mi naladí mozek na tu správnou vlnu.

Na závěr to shrnu. Určete si pevný režim. Nezůstávejte v pyžamu, a vyhraďte si na práci jedno určité místo. Oddělte si svůj osobní a pracovní život. Sice jste doma, ale neznamená to, že máte volno. Občas si dejte pauzu. Zírání do monitoru celý den v kuse vám k produktivitě nepomůže. Věnujte se práci na 100%. Volno je za odměnu, až je hotovo. Pracujte, neodkládejte to na zítra jen proto, že můžete. Rozdělte si práci na důležitou a “méně důležitou”, a snažte se důležitou část udělat v momentě, kdy jste nejvíc produktivní. Nastavte si věci tak, aby vás během práce pokud možno nikdo nevyrušoval a nerozptyloval.

Tenhle článek rozhodně nemá sloužit jako “učebnice”, ve které si přečtete, co a jak dělat správně. Spíše ho berte jako inspiraci, moje osobní zkušenosti a způsob, jak home office řeším já. Cest je spousta a každý si musí najít tu svou. Věřím ale, že někoho třeba článek inspiruje a s prací z domova nějakým způsobem pomůže.